Membangun Server Kantor Canggih dengan NAS Synology

Sepanjang pergelaran Computex 2018 minggu lalu, Synology membuka booth mereka untuk menampilkan produk baru dan juga demo fitur-fitur yang ditawarkan produk mereka. Mereka tidak membuka booth di arena penyelenggaraan Computex 2018, melainkan di Eslite Xinyi Store, di daerah pusat kota Taipei, Taiwan. Beberapa hari lalu, kami sudah membahas demo perkenalan fitur di DSM, sistem operasi di NAS dari Synology, yang terkait dengan multimedia di rumah. Namun, demo itu bukan satu-satunya yang ditampilkan di booth tersebut. Synology juga menampilkan demo lain, terkait pemanfaatan NAS mereka di lingkungan perkantoran.

NAS Synology: Juga Bisa Jadi Server Kantor Canggih

DiskStation Manager, sistem operasi di NAS Synology, dibekali dengan kapabilitas perluasan kemampuan dengan menggunakan package aplikasi tambahan, yang bisa didapatkan secara gratis. Selain untuk server multimedia di rumah, package aplikasi yang ada memungkinkan NAS Synology berfungsi sebagai server aplikasi untuk kebutuhan perkantoran. Menariknya, beberapa aplikasi yang ada bahkan bisa digunakan untuk pengganti paket aplikasi perkantoran yang biasanya ditawarkan dengan harga yang terbilang tinggi.  Fitur-fitur tambahan tersebut pun dijelaskan dan didemokan langsung oleh Synology di booth mereka di Eslite Xinyi Store.

Synology Drive: Ubah NAS Menjadi Online Storage

Aplikasi pertama yang ditampilkan Synology adalah Drive, yang menawarkan kemampuan online storage mirip dengan yang ditawarkan Google Drive, tetapi seluruh data akan disimpan di NAS. Karyawan dalam suatu perusahaan bisa mendapatkan online storage space di server yang dapat dikontrol dengan mudah oleh perusahaan, dan file yang tersimpan pun bisa diakses dengan mudah di mana saja. Memanfaatkan fitur DDNS, Synology Drive ini pun bisa dibuka dari mana saja, selama karyawan terhubung ke Internet dan NAS pun juga terhubung ke Internet. Bahkan, Drive ini pun bisa diakses dari berbagai perangkat, dari desktop, laptop, tablet, hingga smartphone.

Fitur seperti Team Folder, di mana satu folder bisa diakses oleh beberapa orang sekaligus untuk kerja kolaborasi juga tersedia, dan dapat dengan mudah dikonfigurasi. Sinkronasi file ke beberapa perangkat milik pengguna juga bisa dilakukan dari Synology Drive. Tidak ketinggalan, aplikasi ini juga memiliki fitur pencarian file yang mumpuni, dan bisa mendeteksi koneksi pengguna, sehingga bila diakses dari jaringan internal perusahaan bisa langsung mengalihkan koneksi ke LAN sehingga kecepatan transfer file menjadi lebih cepat, karena tidak perlu melewati Internet.

Synology Office: Fitur Kerja Kolaborasi yang Mumpuni

Sebagai pelengkap dari Synology Drive, Synology juga menyediakan Synology Office, yang terdiri dari aplikasi Document, Spreadsheet, dan Slide. Fungsi yang ditawarkan oleh aplikasi-aplikasi dalam paket ini mirip dengan apa yang ditawarkan Google Drive dan Office 365, tetapi semua fungsi akan di-host oleh NAS. Menariknya, file yang dibuat di Synology Office ini akan kompatibel dengan Microsoft Office, sehingga dengan mudah dapat dibuka di berbagai perangkat.

Synology Office ini hadir dengan fitur kerja kolaborasi yang sangat baik, dengan beberapa pengguna bisa meng-edit sebuah file secara bersamaan, real-time. Fitur komentar dan mengirim pesan ke sesama pihak yang tengah melakukan editing pun tersedia untuk mempermudah komunikasi. Edit History pun tersedia, sehingga bila ada kesalahan, pengguna bisa berpindah ke versi terakhir yang dianggap paling benar, dengan mudah.

Chat: Hubungkan Antar Pekerja Melalui Jendela Percakapan

Package untuk membuat sebuah instant messaging lokal, Chat, pun tersedia untuk DSM. Fitur yang ditawarkan Chat ini memungkinkan satu karyawan menghubungi karyawan lain untuk mempermudah pekerjaan di kantor ataupun kerja kolaborasi. Chat ini pun sudah dilengkapi dengan aplikasi client untuk desktop, laptop, dan smartphone, serta mendukung komunikasi public dan private di dalam kantor, dari dalam NAS.

Bukan hanya sebagai sarana pertukaran pesan saja, Chat ini juga dibekali dengan fitur seperti Poll, untuk membuat polling yang bisa diakses pengguna di lingkungan internall; pengelompokan pesan sesuai dengan topik tertentu; reminder, dan juga penjadwalan pesan. Chat juga menawarkan opsi untuk menandai pesan-pesan penting, dan juga mengirim file ke pengguna lain, dengan integrasi ke Synology Drive. Ya, aplikasi ini memang terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi lain dari package yang ditawarkan Synology, termasuk juga ke Calendar.

Synology Calendar: Kalender Kerja Terintegrasi

Satu package lain yang juga mendukung kerja kolaborasi adalah Synology Calendar, yang menawarkan fungsi serupa dengan Google Calendar. Calendar bisa mencatat jadwal-jadwal penting, termasuk yang dibuat berdasarkan percakapan di Chat, ataupun di-input secara manual. Aplikasi ini juga menawarkan fitur notifikasi untuk mengingatkan jadwal penting yang akan datang dalam waktu dekat. Selain itu, aplikasi ini juga terintegrasi dengan MailPlus, yang merupakan layanan email yang juga ditawarkan oleh Synology untuk NAS mereka.

MailPlus: Kelola Email di NAS

Ya, Synology juga menawarkan kemampuan menjalankan sebuah email server untuk karyawan perusahaan melalui package MailPlus. Memanfaatkan package ini, perusashaan bisa membuat email untuk karyawan dengan fitur yang terbilang lengkap, dan digunakan untuk menunjang operasi sehari-hari perusahaan. MailPlus juga dibekali dengan fitur yang umum ada di email untuk perusahaan, seperti kemampuan pencarian email dan file, priority mailbox dan label, shared mailbox, serta push notification.

MailPlus ini tentu saja bisa digunakan untuk domain milik perusahaan, sehingga email yang dibuat benar-benar bisa digunakan sebagai email resmi perusahaan, bukan hanya untuk lingkungan internal saja. Bahkan, Synology menawarkan kemudahan untuk beralih ke sistem MailPlus untuk perusahaan yang sebelumnya menggunakan layanan email lain. Setiap akun email yang dibuat pun bisa diatur hak-nya secara terpisah dan tersedia juga fitur black-list dan white-list untuk keseluruhan domain. Secara singkat, Synology menyebutkan bahwa MailPlus ini sudah menawarkan fitur-fitur dasar dan tingkat lanjut yang dibutuhan perusahaan.

Mirip dengan Layanan di Internet: Mengapa Synology Masih Menawarkannya?

Sepintas, aplikasi di DSM yang disebutkan di atas mirip dengan apa yang bisa didapatkan di Internet, tetapi ada satu hal yang membedakannya. Layanan di Internet, misalnya dari Google, memang gratis bila dipakai untuk penggunaan pribadi, tetapi membutuhkan biaya yang tidak sedikit bila digunakan dalam suatu perusahaan, karena ada lisensi yang harus dibeli. Sementara dengan menggunakan NAS Synology dan package DSM yang ditawarkan di atas, perusahaan bisa mendapatkan set paket yang menawarkan kemampuan yang kurang lebih serupa, hampir tanpa biaya sama sekali apabila mereka sudah memiliki NAS Synology. Hal ini tentu saja akan membawa keuntungan tersendiri bagi perusahaan.

Satu hal yang perlu diperhatikan, jumlah user yang bisa didukung oleh NAS Synology untuk aplikasi-aplikasi di atas akan berbeda untuk setiap varian NAS. Umumnya, NAS J Series dan Value Series akan mendukung jumlah user yang tidak terlalu banyak, tetapi masih memadai untuk kantor skala kecil. Sementara untuk kantor skala menengah, NAS Plus Series akan dibutuhkan, karena spesifikasi yang ditawarkan memungkinkan NAS menangani lebih banyak user.

Kemampuan Backup Data dan Snapshot

Bila digunakan di lingkungan perusahaan, tentu saja NAS harus menawarkan perlindungan data ekstra, sehingga data perusahaan tidak akan hilang begitu saja. Oleh karena itu, Synology membekali NAS mereka dengan kemampuan Hyper Backup, yang menawarkan backup isi NAS ke beberapa tempat lain, seperti NAS lain, public cloud, Synology C2, atau perangkat lain seperti HDD eksternal. Backup bisa diatur apakah harus merupakan mirror backup, atau incremental backup untuk menghemat tempat. Bahkan, bila dirasa diperlukan, backup ke beberapa tempat sekaligus pun dapat dilakukan.

Terakhir, NAS Synology juga menawarkan fitur Snapshot, yang bisa menyimpan kondisi file-file yang ada di dalam NAS dalam waktu tertentu. Bila terjadi perubahan, dan perubahan itu tidak diinginkan, pengguna bisa mengembalikan kondisi file-file ke saat Snapshot dibuat, mencegah hal-hal yang tidak diinginkan terjadi. Fitur ini juga akan sangat membantu dalam menjaga integritas data dari perusahaan, menjadi nilai lebih bagi NAS ini untuk penggunaan di perusahaan, seperti yang dijelaskan oleh tim Synology saat membawakan demo-demo tersebut di hadapan tim Jagat Review.