File Server yang Lebih Fleksibel dan Modern dengan NAS Synology

Memiliki akses ke file-file terkait pekerjaan dari mana saja, pada era saat ini, akan sangat membantu. Terutama karena banyaknya karyawan yang terpaksa harus bekerja dari luar kantor karena kondisi global yang ada. Perusahaan umumnya masih banyak yang menggunakan file server klasik, yang hanya bisa diakses dari dalam jaringan lokal kantor, yang tentu saja sangat menghambat dalam kondisi ini. Hal ini memaksa perusahaan untuk berubah, mengadopsi teknologi yang lebih baru untuk memungkinkan akses file yang lebih fleksibel, dari mana saja.

Namun, terlepas dari tuntutan kebutuhan tersebut, ternyata masih banyak perusahaan yang bingung teknologi apa yang sebenarnya harus mereka adopsi. Beralih ke cloud storage secara total bisa jadi salah satu opsi, tetapi masih banyak perusahaan yang ragu akan hal ini karena masalah lokasi data, di mana banyak perusahaan lebih memilih mengetahui dan memiliki kontrol penuh akan lokasi data disimpan, khususnya bila data tersebut dianggap data yang penting. Sementara meng-upgrade infrastruktur yang sudah ada sehingga bisa menawarkan kemampuan akses dari mana saja terkadang dianggap membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

Kondisi seperti itulah yang terkadang membuat perusahaan ragu, khususnya untuk perusahaan dengan dana yang terbilang cukup terbatas, seperti UMKM. Solusi yang bisa menjawab berbagai kebutuhan itu, dan menawarkan lebih banyak fleksibilitas, tentunya akan sangat dibutuhkan. Terlebih lagi yang mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada serta mudah dioperasikan sehingga tidak menambah bebak kerja tim IT perusahaan.

Solusi: Private Cloud Storage dengan NAS Synology

Salah satu solusi yang bisa menjawab berbagai kebutuhan di atas adalah membangun private cloud storage dengan memanfaatkan NAS Synology. Membangun private cloud storage bisa dikatakan sudah bukan lagi jadi hal yang sulit dilakukan dengan NAS Synology karena terdapat aplikasi bawaan yang disebut sebagai Synology Drive. Aplikasi gratis ini memungkinkan kita membangun cloud storage, mirip dengan Google Drive yang bisa diakses dari mana saja, tanpa bermacam-macam biaya lisensi, mudah di-setup, mudah diintegrasikan ke jaringan lokal kantor, mudah dioperasikan, serta menawarkan berbagai fitur kerja kolaborasi yang bisa meningkatkan efisiensi produktivitas saat karyawan bekerja dari luar kantor.

Bila NAS dihubungkan ke Internet, setup Synology Drive agar bisa diakses dari mana saja juga terbilang sangat mudah, tidak membutuhkan prosedur yang rumit dan memakan banyak waktu. Satu hal yang menarik, Synology Drive ini bebas biaya lisensi apapun, sehingga praktis tidak ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan selain untuk pembelian hardware, dalam hal ini unit NAS dan storage yang digunakan di dalamnya saja. Selain itu, bisa dipasang ke jaringan lokal dengan sangat mudah, dan diintegrasikan ke infrastruktur yang sudah ada, termasuk directory service dengan basis Active Directory atau LDAP.

Sementara dari sisi manajemen perangkat, NAS Synology dilengkapi dengan DiskStation Manager yang memiliki user interface yang sederhana, tetapi dilengkapi dengan kemampuan pengaturan yang lengkap. Ini akan sangat memudahkan tim IT dalam melakukan pengaturan maupun pemantauan kondisi NAS. Terlebih lagi, DSM ini bisa diakses dari luar jaringan lokal melalui Internet, sehingga tim IT bisa melakukan tugasnya terkait NAS ini dari manapun, selama mereka terhubung ke Internet.

Lalu, hal apa saja yang ditawarkan oleh Synology Drive yang dijalankan di NAS Synology ini?

Akses File dari Mana Saja

Hal paling mendasar yang tentu saja bisa ditawarkan oleh Synology Drive, sebagai solusi yang memungkinkan perusahaan mendapatkan pengalaman private cloud storage, adalah akses file dari mana saja untuk karyawan perusahaan. Memanfaatkan aplikasi client Synology Drive yang tersedia di Android dan iOS, serta web GUI Synology Drive dari browser PC, pemegang akses ke data yang tersimpan di NAS perusahaan bisa mengakses data-data tersebut melalui Internet. Bila dibutuhkan, pembagian hak akses juga bisa dilakukan, sehingga masing-masing user yang terdaftar bisa diatur hanya bisa mengakses file-file tertentu yang sesuai dengan tugas mereka saja. Fitur pencarian khusus juga tersedia, sehingga kita bisa dengan mudah mencari file tertentu dengan berbagai parameter pencarian, bukan hanya sekadar nama file saja.

Kemampuan sharing file juga tersedia, sehingga bila ada kebutuhan untuk membagi akses ke file tertentu ke pihak di luar perusahaan, hal itu bisa dilakukan dengan mudah. Pengaturan sharing juga terbilang sangat fleksibel, di mana kita bisa mengatur berapa lama file tertentu akan di-share. Selain itu, kemampuan untuk melindungi file yang di-share dengan password juga tersedia, sehingga keamanan file lebih terjaga.

Sementara untuk backup dan sinkronasi file, tersedia aplikasi agent untuk PC. Memanfaatkan agent ini, kita bisa melakukan backup secara berkala ke NAS secara otomatis untuk PC dengan sistem operasi Windows, MacOS, dan Linux. Sementara fitur sinkronasi file yang bisa dilakukan melalui agent yang sama bisa digunakan untuk memastikan file-file yang ada di PC Windows kita akses selalu ter-update secara otomatis ke versi terbaru yang tersedia. Fitur ini juga akan segera tersedia untuk MacOS. Sinkronasi ini juga memungkinkan kita tetap bisa mendapatkan akses dan bekerja dengan file-file tertentu selagi tidak terhubung ke Internet.

Kerja Kolaborasi dengan Mudah

Kemampuan lain yang ditawarkan oleh Synology Drive adalah terkait dengan kerja kolaborasi. Memanfaatkan integrasi dengan aplikasi Synology Office, kita bisa mengakses dan membuka file-file dokumen, slide, dan spreadsheet dan bekerja secara bersama-sama dalam file-file tersebut. Bila dibutuhkan, integrasi dengan Synology Chat juga dapat dilakukan, sehingga komunikasi antar orang yang tengah bekerja kolaborasi bisa dilakukan dari satu jendela yang sama, yang seharusnya bisa meningkatkan efisiensi pekerjaan. Enkripsi untuk mengamankan file-file kerja kolaborasi ini juga bisa dilakukan.

Sementara bila perusahaan memiliki kantor cabang dan butuh sinkronasi file untuk kerja kolaborasi antar cabang, NAS Synology juga menawarkan fitur Synology Drive ShareSync yang memungkinkan NAS di kantor cabang untuk melakukan sinkronasi file secara otomatis ke NAS utama di kantor pusat. Hal ini akan meningkatkan efisiensi, karena update file-file penting di NAS kantor cabang tidak perlu dilakukan secara manual dan tentu saja menghindari kesalahan kerja karena akses ke versi file yang salah. Kembali lagi, semua hal ini dapat diatur dengan mudah.